Live-tapahtuman järjestäminen on suuri kokonaisuus. Se vaatii monien pienempien yksityiskohtien yhdistämistä. Konsertit ja musiikkitapahtumat lienevät yksiä live-tapahtumajärjestämisen suosituimmista, mutta samalla haastavimmista osa-alueista, sillä tapahtumajärjestäjän tulee luoda onnistunut ja sulava kokonaisuus, jossa pieninkin yksityiskohta voi ratkaista koko tapahtuman lopputuloksen. Jotta tapahtuma sujuisi hyvin ja katsojat nauttisivat esityksestä täysin rinnoin, on tapahtuman pohjatyö tehtävä kunnolla.

Live-tapahtumajärjestäjän muistilista

Suunnittelu ja aikataulutus

– Tapahtumalle annetaan nimi, sijainti päivämäärä ja kellonaika ja kesto

– Tapahtumassa esiintyvät artistit varataan ja heille annetaan esiintymisajat, lisäksi varmistetaan, millaisen laitteiston ja esiintymistilan he tarvitsevat

– Tapahtuman kohderyhmä asetetaan

– Suunnitellaan, milloin lipunmyynti alkaa ja loppuu, mitkä ovat lipunmyyntikanavat, mihin aikaan ovet avataan ja mihin aikaan tapahtuma päättyy

– Mahdolliset yhteistyökumppanien hankkiminen

Tapahtuman rahoitus

– Tapahtuman budjetti laaditaan. Budjetista tulisi käydä mahdollisimman tarkkaan ilmi kaikki mahdolliset menot ja tulot (artistien vuokra, tilan vuokra, laitteisto, henkilökunta, lipputulot, alkoholin myynti jne.)

– Yhteistyökumppaneiden hankinta ja sopimusten laatiminen

– Muun rahallisen avustuksen, sponsoreiden ja apurahojen mahdollinen hankita

Toimintasuunnitelma

– Eri osa-alueiden vastuutehtävien jakaminen tapahtumasta vastaavan ryhmän kesken ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen

– Vastuutehtäville asetetaan deadlinet, myös mahdolliset riskit ja viivästymiset otetaan huomioon

– Tapahtuman työntekijät palkataan (tarjoilijat, baarimikot, ovimiehet, turvamiehet, miksaajat, valomiehet, siivoojat jne.) ja heidän vastuualueensa määritellään

Tapahtumajärjestämiseen vaadittavat luvat

– Tapahtumailmoituksen tekeminen poliisille. Tämän tulisi sisältää pelastussuunnitelma, vastuuvakuutus, aluekartta, maankäyttölupa, mahdollinen kadun sulkeminen ja teosto luvallista musiikintoistoa varten

– Elintarvikeilmoituksen tekeminen kaupungille

– Meluilmoituksen tekeminen kaupungille

– Anniskeluluvan ja tupakkalain huomioiminen

Tapahtuman markkinointi

– Markkinointibudjetti

– Kohderyhmän markkinointikanavat (radio, televisio, lehti-ilmoitukset, sosiaalinen media, sähköposti, ständit julkisilla paikoilla, yhteistyökumppanit, sponsorit)

– Markkinointiin tarvittavan materiaalin suunnittelu ja valmistus

– Mahdollinen lehdistötiedote

– Tapahtuman kotisivut, Facebook-sivut, Instagram-tili jne.

– Tapahtuman info-paketin laatiminen

Ennen tapahtumaa ja tapahtumapäivänä

– Tapahtumaan saapuminen, parkkipaikat ja opasteet

– Lippujen tarkastus, lipunmyynti ovella, narikka, löytötavarat

– Tilan sisustus, WC-tilat

– Baarin tarjonta, jätehuolto ja hinnasto

– Äänentoiston ja valotekniikan testaaminen

– Tapahtumaan tarvittavan sähkönmäärän ja -laadun laskeminen ja testaaminen

– Vastuualueiden läpikäyminen kaikkien työntekijöiden kanssa

– Artistien taukohuone ja WC-tilat

– Työntekijöiden taukohuone ja WC-tilat

Tapahtuman jälkeen

– Tapahtuman purkaminen ja tapahtuma-alueen siivous

– Vuokratun laitteiston tai kalusteiden palauttaminen

– Loppupalaveri ja loppukommenttien jakaminen

– Tapahtuman sulku