Budjetti on tapahtuman kuin tapahtuman avainkysymys. Tapahtuman järjestäminen on siinä mielessä vaativa osa-alue, että siinä tulisi osata ottaa huomioon mahdollisimman monta pientä yksityiskohtaa, jotka lopussa muodostavat suuremman kokonaisuuden. Live-musiikkitapahtuman pääasiallisena tarkoituksena on tarjota kävijöilleen ainutlaatuinen elämys, joka parhaassa tapauksessa saa heidät palaamaan takaisin uudestaan ja uudestaan.

Budjetti voi valitettavan usein osoittautua kompastuskiveksi, joka on helpompi ylittää kuin alittaa. Seuraavat live-tapahtumajärjestäjän 3 tärkeää askelta auttavat varmistamaan, että tapahtuman menestys ei kaadu budjetin epäonnistumiseen.

Näin budjetoit livetapahtuman onnistuneesti

1) Laske tulot ja menot yhteen

Seuraavat kysymykset voivat hieman avittaa tulojen ja menojen laskentaa:

– Paljonko tapahtuman odotetaan ansaitsevan rahaa ja kuinka paljon tapahtuman järjestäminen tulee vaatimaan rahaa?

– Keitä artisteja tapahtumaan halutaan esiintymään? Paljonko heidän varaamisensa maksaa?

– Missä tapahtuma halutaan järjestää? Paljonko tilavuokra tulee maksamaan? Löytyykö tilasta kaikki tarvittava vai joudutaanko sinne tuomaan lisää kalustoa tai laitteistoa? Paljonko mahdolliset kaluste- ja laitteistovuokrat tulevat maksamaan?

– Kuinka paljon henkilöstöä tapahtumaan tarvitaan ja paljonko heille maksetaan palkkaa?

– Paljonko äänijärjestelmä, valot ja muu tapahtumaan tarvittava tekniikka tulee maksamaan?

– Paljonko vakuutukset ja tapahtumajärjestämiseen tarvittavat luvat tulevat maksamaan?

– Kuinka paljon tapahtuman mainonta ja markkinointimateriaali tulee maksamaan?

– Paljonko liput maksavat ja kuinka hyvin niiden odotetaan myyvän? Mitä muita tuloja tapahtumasta voidaan saada? Myydäänkö tapahtumassa ruokaa, alkoholia tai oheistuotteita?

2) Laske menot aina yläkanttiin

Paras keino odottamattomien menojen kattamiseksi on menojen laskeminen yläkanttiin. Vaikka mahdollisimman tarkka budjetti on aina paras budjetti, kannattaa menojen kanssa aina liioitella, sillä tällöin myös rahoitus on valmiina kattamaan mahdolliset lisäkulut ja muut odottamattomat muutokset, jotka voivat mahdollisesti nostaa tapahtuman todellista budjettia.

3) Mieti, mitä voisit tehdä toisin

Ota huomioon erilaisia vaihtoehtoja kulujen ja muiden menojen nipistämiseen:

– Panosta digitaaliseen markkinointiin paperisten julisteiden, lippujen ja markkinointimateriaalin sijasta

– Jos mahdollista, kokeile taitavia underground-bändejä suurempien ja tunnetuimpien nimien sijasta

– Vuokraa ylimääräinen kalusto ja laitteisto, jos et aio järjestää musiikkitapahtumia säännöllisesti

– Laske henkilöstökulut huolella ja palkkaa vain niin paljon henkilökuntaa, kuin on kävijämäärään nähden tarpeellista

– Vertaa kalliimpaa, mutta kattavampaa tilavuokraa edullisempaan tilavuokraan, josta puuttuu kalustoa ja/tai laitteistoa; kumpi tulee loppujen lopuksi edullisemmaksi vaihtoehdoksi?